Wie viel Zeit braucht Beobachtung und Dokumentation in der Kita?
Von Svenja Martens · Stand:
Eine verbindliche Zahl gibt es nicht. Eine Beispielrechnung für eine Bezugsgruppe mit 14 Kindern kommt auf rund 49 Stunden im Jahr für Entwicklungsbögen, Portfolio und Gesprächsvorbereitung. Dem stehen oft nur zwei Stunden Verfügungszeit pro Woche gegenüber, von denen nur ein Teil der Dokumentation gehört. Die Lücke von etwa elf Stunden landet meist in den Abenden.
Die Rechnung für eine Gruppe mit 14 Kindern
Die Minutenwerte sind Annahmen aus „Beobachten ohne Überstunden“. Eine Angabe, wie lange ein Bogen dauert, die für alle Kitas gilt, gibt es nicht. Die 45 Minuten stehen für einen mehrseitigen Bogen, den Sie rückwirkend aus dem Gedächtnis ausfüllen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
| Aufgabe | Rechnung | Minuten im Jahr |
|---|---|---|
| Entwicklungsbögen | 2 Bögen × 45 Min. × 14 Kinder | 1.260 |
| Portfolio-Seiten | 4 Seiten × 20 Min. × 14 Kinder | 1.120 |
| Vorbereitung der Entwicklungsgespräche | 40 Min. × 14 Kinder | 560 |
| Summe | ohne das Gespräch selbst | 2.940 (49 Stunden) |
Wie viel Zeit tatsächlich da ist
Im Schnitt kamen in einer bayerischen Studie 2 Stunden Verfügungszeit pro Woche auf eine Vollzeitstelle (Wertfein, Wirts und Wildgruber 2015, nach Wirts 2022). Ohne Urlaub und Schließzeit sind das bei 38 Wochen 76 Stunden im Jahr. Davon gehört nur ein Teil der Beobachtung, denn auch Teamabsprachen, Elternbriefe und die Vorbereitung von Angeboten laufen in diesen Stunden. Setzt man die Hälfte an, bleiben 38 Stunden. Es fehlen elf.
Viele haben nicht einmal diese zwei Stunden verbindlich: In der Studie „Schlüssel zu guter Bildung“ gab mehr als die Hälfte der Befragten an, gar keine vertraglich festgelegte Verfügungszeit zu haben (Viernickel u. a. 2013, nach Wirts 2022). In der DKLK-Studie 2023 mit 5.378 befragten Kita-Leitungen nannten 89,7 % negative Auswirkungen des Personalmangels auf Beobachtung und Dokumentation.
Beobachtet wird viel, aufgeschrieben wenig
In Tagesprotokollen aus der Praxis fand im Schnitt einmal pro Vormittag eine gezielte Beobachtung statt. Schriftlich festgehalten wurden davon 35 Prozent (Wirts 2022). Am häufigsten genutzt werden Beobachtungsergebnisse für Elterngespräche. Wer weiß, wofür ein Eintrag gebraucht wird, schreibt kürzer und gezielter.
„Ohne weitere Nutzung für eine pädagogische Planung macht Beobachtung und Dokumentation nur Arbeit und hat kaum positive Effekte.“
Was eine andere Verteilung bringt, und was nicht
„Beobachten ohne Überstunden“ rechnet dieselbe Gruppe ein zweites Mal durch: kurze Notizen im Alltag, ein knapper Bogen zweimal im Jahr und eine genaue Beobachtung nur für die Kinder, bei denen eine Frage offen ist. Die Summe bleibt fast gleich, 2.930 statt 2.940 Minuten. Die langen Sitzungen vor einem Stapel Bögen schrumpfen aber von 21 auf gut 11 Stunden, und die Gesprächsvorbereitung halbiert sich.
Den größten Hebel hat das Team selbst in der Hand: zwei Portfolio-Seiten im Jahr statt vier senken den Bedarf auf 2.370 Minuten, knapp 40 Stunden. Reicht auch das nicht, ist die eigene Rechnung die beste Grundlage für das Gespräch mit dem Träger. Dafür gibt es im Buch die Vorlage B1-24, die Zeitbudget-Rechnung.
